Ein BI (Business Intelligence) Software-Programm hat zum Zweck Geschäftsanalysen zu erstellen. Die Geschäftsführungsebene und das Management werden das BI einsetzen um anhand der bereitgestellten Analysen (Reports) strategische Entscheidungen zu treffen und somit ergibt sich eine überschaubare, kleinere Anzahl Anwender als beispielsweise bei einem ERP-System. Die Abstimmung der Wünsche und Anforderungen, die an die BI-Software gestellt werden ist weniger komplex.
Die Anschaffung einer BI-Software verlangt vom Unternehmen jedoch natürlich trotzdem einige Vorbereitungen.
Ist ein Pflichtenheft eigentlich unbedingt nötig? – Nein, nicht unbedingt!
Die Erstellung eines Pflichtenheftes ist bei der Anschaffung der meisten Software-Programme eine nötige, manchmal etwas zeitraubende, aber durchaus nützliche Pflichtübung. Zwar ist es streng genommen, beim heutigen Stand der Informationstechnologie nicht mehr so zwingend notwendig wie früher, aber im Rahmen der Bewusstwerdung erfüllt es noch immer seine Funktion. Das Pflichtenheft ist Ihre Einkaufshilfe, Ihr Spickzettel, der Sie während des gesamten Projekts begleitet.
Beim BI ist es die Erstellung eines Pflichtenhefts nicht so unbedingt notwendig wie zum Beispiel bei der Anschaffung einer ERP-Software, da der Einsatzbereich sich auf einen Teilbereich (strategische Geschäftsführung) beschränkt und der Umfang der BI-Software übersichtlich ist. Es könnte andererseits auch sein, dass ein zu eng reglementiertes Pflichtenheft jede Art von Kreativität im Laufe des BI-Projekts unterbindet.
Falls man doch zur Erstellung eines Pflichtenhefts übergeht, folgen nachstehend einige Anregungen. Das Pflichtenheft sollte z.B.:
- Angaben machen bei welchem Unternehmen, welchen Unternehmensbereichen, welchen Tochtergesellschaften etc. das BI zum Einsatz kommen wird.
- Beschreibungen enthalten zu den fachlichen Funktionen und dem Leistungsumfang der Software (Reportanforderungen). Zum Beispiel sollte erwähnt werden, welche Kennzahlen und Daten das BI zur Verfügung stellen soll; was soll im Cockpit bzw. Dashoard abgebildet werden.
- Im Pflichtenheft sollte man qualifizieren: was sind “must haves” und was sind “nice to haves”.
Das Pflichtenheft hilft Ihnen bei der Überwachung Ihres Budgets. Bedenken Sie, dass jedes zusätzliche Modul oder auch jede Anpassung einer Software sich auf das Budget auswirkt.
Bei der Erstellung eines Pflichtenhefts und dem Sammeln der ersten Informationen handelt es sich übrigens um eine Aufgabe, die sich ausgezeichnet an Diplomanden und Bacheloranden delegieren lässt. So vereinen sie zwei Vorteile: Diplomanden lernen das Unternehmen besser kennen und das Erstellen des Pflichtenheftes kostet Sie keine zusätzliche Zeit.
