BI ist die Abkürzung für den englischen Begriff Business Intelligence, der soviel bedeutet wie “Geschäftseinsichten” bzw. “Informationen über das Geschäft” / das Unternehmen. Vom Begriff her kann man BI jedoch auch so verstehen, dass unternehmensrelevante Informationen händisch per Notizzettel erfasst werden und Entscheidungen hierauf basieren. Heutzutage wird mit dem Begriff BI meistens auch die entsprechende Software gemeint, wie auch auf dieser Webseite.
ERP & BI : Herz & Kopf
Bildsprachlich ausgedrückt handelt es sich bei einem ERP-Programm um das Herzstück (den Motor) eines Unternehmens und die Funktion einer BI-Software könnte man mit dem Kopf, dem Gehirn eines Unternehmens vergleichen.
Unterschied BI & ERP – Notwendigkeit eines BI
Da beide Softwareprogramme (ERP und BI) scheinbar den vergleichbaren Umfang abdecken (Verwaltung aller relevanten Geschäftsdaten) taucht immer wieder die Frage auf, braucht man unbedingt ein BI, wenn ein Unternehmen bereits ein taugliches ERP einsetzt. Die Antwort lautet ja. Denn es handelt sich um zwei völlig verschiedene Aspekte der Leitung eines Unternehmens. Ein ERP-Programm plant den Ablauf der täglich anfallenden Arbeiten (kurzfristige Entscheidungen). So wird beispielsweise ein ERP-System vom Produktionsleiter, vom Buchhalter und vom Lagerverwalter genutzt. Die ERP-Software unterstützt diese Mitarbeiter und sorgt für einen reibungslosen Verlauf im Unternehmen. Das ERP ist der Motor, das Herzstück eines Unternehmens, das unverzichtbar ist.
Mithilfe einer BI-Software werden mittel- und langfristige (strategische) Planungen auf Geschäftsführungsebene vorbereitet. In dieser Hinsicht, von wem das BI genutzt wird, liegt bereits einer der Unterschiede zum ERP.
Das BI entnimmt Daten aus dem ERP (und gegebenenfalls aus anderen Datenquellen: z.B. CRM, DMS) und ordnet diese, stellt Bezüge zwischen Daten her. Zum Beispiel können rückläufige Bestellungen auf saisonale Schwankungen, Unterbestzungen oder Örtlichkeitseinsichten <=Location Intelligence> zurückgeführt werden).
Durch die aufbereitete Wiedergabe der Daten im BI wird eine optimale Analyse und eventuelle Anpassung der Managementstrategie ermöglicht.
Analyse ohne BI birgt Risiken in sich
Ohne BI wird die Geschäftsführungsebene zwar auch Entscheidungen treffen können, schließlich kann man aus den täglichen Leistungen, die im Unternehmen erbracht und die vom ERP geplant werden, einiges an Management-Informationen ableiten. Es ist aber viel arbeits- und zeitintensiver und birgt die Gefahr in sich, unvollständig zu sein. Ein weiteres Risiko liegt darin, dass Daten in einem fehlerhaften Bezug zueinander gesetzt werden und falsche unternehmerische Konsequenzen gezogen werden.
BI auch für KMU?
In zunehmendem Maße setzen auch mittelständische Unternehmen eine BI-Software ein. Vor einigen Jahren stellte sich die gleiche Frage auch bei der ERP-Software. Brauchen Klein- und Mittelunternehmen eigentlich ein ERP? Inzwischen hat sich der Nutzen von ERP-Systemen auch bei mittelständsichen Unternehmen so sehr bewiesen, dass die Frage fast Unverständnis hervoruft, denn selbstverständlich funktioniert ein Unternehmen besser, wenn alle täglich vorkommenden Arbeiten optimal erfasst und geplant werden.
Genauso wird die Entwicklung beim Einsatz von BI im KMU verlaufen. Die Fülle an Daten, auf denen Managemententscheidungen basieren sollten, nimmt laufend zu. Die Möglichkeit einer Fehlinterpretation aufgrund falsch vom Manager selbst eingeschätzter bzw. unvollständig aus ERP-Informationen abgeleiteter Analysen kann weitgehende Folgen haben.
Ist die Auswahl einer passenden BI schwierig?
Die Auswahl ist sicherlich nicht einfach. Der BI-Anbietermarkt ist mit ca. 150 Anbietern im deutschsprachigen Gebiet zwar nur etwa halb so groß, wie der ERP-Markt, aber die zu wählende BI-Software sollte unbedingt zum vorhandenen Umfeld (ERP/CRM/DMS/ Datenbanken usw.) passen. Die Plattform www.BI-Software-Auswahl.de ist gern behilflich und stellt ein Informationspaket mit Unterlagen passender BI-Anbieter zusammen.
